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🗄️ Tema 31: Archivo judicial y expurgo

Tramitación Procesal y Administrativa · Administración de Justicia · 🗓️ Preguntas comprobadas con el BOE vigente el 5 de octubre de 2026

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Epígrafe oficial

Conceptos de archivo judicial y de documentación judicial en relación con la legislación vigente en materia de archivos judiciales. Formas de remisión de documentación judicial y relaciones documentales. Nuevas tecnologías en los archivos judiciales de gestión. Las juntas de expurgo de la documentación judicial.

Resumen

Este tema es corto en normas pero cae casi literal: la base es el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales (vigente desde el 30 de enero de 2004, seis meses después de su publicación, y sin modificaciones posteriores), que derogó el viejo Real Decreto de 29 de mayo de 1911. Se completa con el art. 458 de la LOPJ, que hace al letrado de la Administración de Justicia (LAJ) responsable del Archivo Judicial de Gestión y fija la regla general de destrucción a los seis años; con el art. 478.d) LOPJ, que encarga al Cuerpo de Auxilio Judicial funciones de archivo bajo la supervisión del LAJ; con la Orden JUS/1926/2006, que aprueba los modelos de relaciones documentales en el territorio gestionado por el Ministerio; y con el RDL 6/2023 (expediente judicial electrónico y sistema de archivo judicial electrónico). Ojo: el RD sigue hablando de «secretario judicial» (hoy LAJ) y cita leyes ya derogadas (Ley 30/1992, LO 15/1999); estúdialo con los nombres actuales.

Conceptos (art. 1 RD 937/2003). Archivo judicial es tanto el conjunto orgánico de documentos judiciales como el lugar en que se custodian y clasifican. Expurgo es el procedimiento que determina cuándo un documento pierde toda utilidad o debe conservarse, dándole el curso que corresponda. Documentos judiciales son las actuaciones procesales y los aportados por las partes o por terceros, por escrito o por medios electrónicos, cualquiera que sea su soporte. La finalidad es implantar un sistema de gestión que sirva a los fines de la Justicia y garantice el acceso a quien tenga interés. Se aplica a todos los documentos judiciales de todos los órdenes jurisdiccionales y a los expedientes gubernativos, pero no a los libros de sentencias, de registro y demás de llevanza obligatoria, ni a los expedientes del Registro Civil (art. 2), ni a los fondos de archivos históricos como el Histórico Nacional, Simancas, Indias o la Corona de Aragón (DA 4.ª), ni a los documentos del Ministerio Fiscal no incorporados a procesos (DA 5.ª), ni a los archivos de la jurisdicción militar (DA 6.ª).

Clases de archivos (art. 4): de Gestión, Territoriales y Central. El Archivo Judicial de Gestión está en cada oficina judicial (o en un servicio común) y custodia los asuntos en tramitación mientras sean susceptibles de resolución o de terminar la ejecución (art. 5.1). Pueden remitirse al Archivo Territorial: los asuntos sin actuación pendiente a los cinco años de su incoación (plazo que puede reducirse excepcionalmente por falta de espacio) y los terminados por resolución firme al año de la firmeza, salvo que proceda ya el expurgo; decide el responsable del Archivo de Gestión (art. 5.2 y 5.3), que es el LAJ, con la asistencia del personal técnico (art. 6 RD y art. 458 LOPJ). Las partes y quienes tengan interés legítimo acceden por exhibición, testimonio o certificación salvo carácter reservado; a datos personales de procesos ajenos solo se accede concluido el procedimiento y en los casos legales o con consentimiento; y los documentos que afecten a la seguridad, el honor, la intimidad o la propia imagen no pueden consultarse públicamente sin consentimiento hasta 25 años desde la muerte del afectado o, si no se conoce, 50 años desde la fecha del documento (art. 7).

Archivos Territoriales (arts. 8 y 9): al menos uno por comunidad autónoma, dependiente del Presidente del Tribunal Superior de Justicia, que puede delegar en el Presidente de la Audiencia Provincial o en el Juez Decano del partido donde radique. Lo ordena, custodia y conserva un LAJ: en las capitales de provincia con 10 o más juzgados de primera instancia y de instrucción, un LAJ de segunda categoría designado por el Ministerio; en los demás casos, el Secretario de Gobierno del TSJ o el LAJ del órgano en que se haya delegado. Ceuta y Melilla tienen cada una su propio archivo con funciones de Territorial (DA 2.ª), y el Archivo General de la Administración hace de Territorial para los expedientes judiciales que ya estaban en él, bajo la responsabilidad del Secretario de Gobierno del Tribunal Supremo (DA 3.ª). Archivo Judicial Central (arts. 10 y 11): adscrito a la Sala de Gobierno del Tribunal Supremo, para la documentación del TS, de la Audiencia Nacional y de los demás órganos con jurisdicción en toda España; lo lleva un LAJ designado por el Ministerio y, en su defecto, el Secretario de Gobierno del TS. La documentación de estos archivos está siempre a disposición del órgano de procedencia, que puede pedir el original (que devolverá cuando cese la causa), copia o certificación; los interesados piden acceso al LAJ responsable del archivo, y su denegación la revisa el juez o presidente del órgano (art. 12).

Remisión de documentación y relaciones documentales (art. 13). La remisión del Archivo de Gestión al Territorial o al Central es periódica, como mínimo anual, y va acompañada siempre de una relación de los procedimientos con arreglo a un modelo uniforme y obligatorio aprobado por la Administración competente; la relación se envía por las aplicaciones informáticas y el LAJ conserva copia con la fecha de envío y la acreditación de recepción. Debe recoger, como mínimo, el proceso o actuación, el orden jurisdiccional, la naturaleza, el número y el año, las partes, una sucinta referencia al objeto y la fecha de terminación o paralización. En el ámbito del Ministerio, la Orden JUS/1926/2006 aprueba tres modelos: anexo 1 (de Gestión a Territorial o Central), anexo 2 (relaciones a la Junta de Expurgo) y anexo 3 (del Territorial o Central al de Gestión para que el órgano confirme en un mes el transcurso de los plazos). Las relaciones se hacen por triplicado, firmadas y selladas por el LAJ, agrupando por años del más antiguo al más reciente y, dentro de cada serie, por número de procedimiento de menor a mayor; los calendarios de remisión se fijan al principio de cada año y debe haber al menos una remisión anual.

Nuevas tecnologías. Los tres tipos de archivo se gestionan con programas y aplicaciones informáticas compatibles con los existentes, aprobados por el Consejo General del Poder Judicial a propuesta del Ministerio de Justicia o de las comunidades autónomas con competencias (art. 3 RD 937/2003). Los documentos en papel pueden convertirse a soporte magnético u otro mediante digitalización, microfilmación u otras técnicas similares, siempre que se garantice su integridad, autenticidad y conservación, y los electrónicos pueden pasarse a papel. Hoy el RDL 6/2023 manda que las Administraciones con competencias dispongan de un sistema de archivo judicial electrónico que asegure el acceso y la conservación a largo plazo, interoperable con todos los sistemas de gestión procesal (art. 79); que cada expediente judicial electrónico tenga un número de identificación general único e inalterable y un índice electrónico firmado (art. 47); y permite devolver o destruir los documentos en papel de los que se haya obtenido copia electrónica auténtica, bajo la responsabilidad del LAJ o por resolución judicial, previa audiencia de los interesados (art. 80).

Juntas de Expurgo (arts. 14 a 22). Son órganos colegiados de naturaleza administrativa que deciden, por cuenta del órgano responsable del Archivo de Gestión, si los expedientes se excluyen del Patrimonio Documental (para enajenarlos o destruirlos) o se transfieren a la Administración competente en patrimonio histórico. Hay una en cada comunidad autónoma. En el territorio del Ministerio tienen su sede donde radique la presidencia del TSJ y las preside un magistrado designado por el Presidente del TSJ, con voto dirimente; son vocales un fiscal designado por el Fiscal Jefe del TSJ, el Gerente Territorial del Ministerio, un técnico superior especialista en archivos designado por la Administración de patrimonio histórico y un titulado superior de Administración; actúa como secretario un LAJ designado por el Ministerio. En las comunidades con competencias, estas fijan sede y composición, pero siempre con un magistrado presidente, un fiscal, un LAJ y un técnico superior en archivos. Para el TS, la AN y los órganos centrales hay otra Junta presidida por un magistrado designado por el Presidente del TS (DA 1.ª), y Ceuta y Melilla tienen la suya, presididas por magistrados de las secciones de la Audiencia Provincial de Cádiz (sexta) y de Málaga (séptima) (DA 2.ª).

Procedimiento de expurgo. El responsable del Archivo de Gestión remite al secretario de la Junta la relación de los procedimientos con ejecución terminada o con resolución que declare la prescripción o caducidad; el del Territorial o Central, pasados los plazos, envía la relación al Archivo de Gestión para que el órgano de procedencia confirme en un mes que han transcurrido (art. 15). Las relaciones se remiten al menos una vez al año. El presidente de la Junta ordena publicarlas en el BOE o en el diario oficial autonómico, con referencia en un diario de gran difusión, sin reseñar el objeto ni las partes, para que en dos meses los interesados recuperen los documentos aportados; pasado el plazo decaen en su derecho (art. 16). La Junta se reúne en sesión ordinaria una vez al año y en extraordinaria cuando lo acuerde el presidente; antes, la Administración de patrimonio histórico emite un informe vinculante sobre lo que debe conservarse (art. 17). La Junta acuerda la transferencia de lo que tenga interés histórico-documental y la exclusión y enajenación del resto, que se destruye si la enajenación no es posible o aconsejable y, en todo caso, si no está en papel (art. 18). Sus resoluciones se publican y ponen fin a la vía administrativa (art. 20); la enajenación solo puede destinarse a reciclar como papel, con prohibición de divulgar o permitir el acceso (art. 21). Y recuerda la regla de la LOPJ: con carácter general, los autos se destruyen a los seis años de la firmeza de la resolución que puso fin al procedimiento, salvo las causas penales por delito y lo que tenga valor cultural, social o histórico, previa audiencia de las partes por un plazo no inferior a quince días para pedir el desglose de sus originales (art. 458.2 LOPJ).

Claves para el examen

💡 Truco

Piensa en «5-1-1-2»: 5 años desde la incoación o 1 año desde la firmeza para mandarlo al Territorial; 1 mes para que el juzgado confirme la prescripción y 2 meses para que la gente recupere sus documentos tras la publicación. Y la Junta, como las comunidades de vecinos: una reunión ordinaria al año y un presidente con voto de calidad.

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Fuentes

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