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📧 Tema 36: Outlook 365

Tramitación Procesal y Administrativa · Administración de Justicia · 🗓️ Preguntas comprobadas con el BOE vigente el 5 de octubre de 2026

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Epígrafe oficial

Correo electrónico: Outlook 365. Conceptos elementales y funcionamiento. El entorno de trabajo. Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes. Creación de mensajes. Reglas de mensaje. Libreta de direcciones.

Resumen

Outlook es el cliente de correo electrónico (y de calendario, contactos y tareas) de Microsoft 365. En Windows conviven hoy dos aplicaciones: el Outlook clásico, la aplicación de escritorio de toda la vida, y el nuevo Outlook para Windows; Microsoft explica que si en la cinta ves un botón Configuración estás en el nuevo, y si no, en el clásico. Como el examen pide Microsoft 365 en versión de escritorio, conviene dominar el clásico y conocer las diferencias del nuevo. Conceptos básicos: cada mensaje tiene remitente, destinatarios (Para, CC y CCO), asunto, cuerpo y, en su caso, datos adjuntos. Outlook guarda la información en archivos de datos: las cuentas POP usan archivos .pst (tabla de almacenamiento personal), que también sirven para archivar o hacer copias de seguridad; las cuentas de Microsoft 365, Exchange, IMAP y Outlook.com usan archivos .ost, una copia sincronizada sin conexión del buzón del servidor que no hace falta copiar.

El entorno de trabajo se divide en el panel de carpetas (Bandeja de entrada, Borradores, Elementos enviados, Elementos eliminados, Bandeja de salida, Correo no deseado…), la lista de mensajes, el panel de lectura y la cinta de opciones con sus pestañas (Archivo, Inicio, Enviar y recibir, Carpeta, Vista…). Se cambia de módulo con Ctrl+1 (Correo), Ctrl+2 (Calendario) y siguientes; Ctrl+E o F3 llevan al cuadro de búsqueda y F9 (o Ctrl+M) comprueba si hay mensajes nuevos. Las carpetas predeterminadas como Bandeja de entrada, Bandeja de salida, Borradores y Elementos enviados no se pueden eliminar. La Bandeja de salida guarda lo que aún no ha salido; Elementos enviados, lo que ya se envió (y es el único sitio donde el remitente ve los destinatarios CCO).

Enviar, recibir, responder y reenviar: Responder envía la respuesta solo al remitente; Responder a todos, al remitente y a todos los de las líneas Para y CC; en ambos casos los datos adjuntos no se incluyen. Reenviar permite elegir destinatarios nuevos y sí incluye los adjuntos originales; también puedes reenviar un mensaje como dato adjunto (Ctrl+Alt+F) o seleccionar varios mensajes y reenviarlos juntos como adjuntos. Las respuestas llevan «RE:» delante del asunto. Atajos del Outlook clásico con teclado español: Ctrl+Mayús+M crea un mensaje desde cualquier vista (Ctrl+N desde Correo), Alt+S o Ctrl+Entrar lo envían, Ctrl+Mayús+R responde a todos, Ctrl+F reenvía, Ctrl+Q marca como leído, Ctrl+G guarda el elemento y F12 abre Guardar como. Al redactar, Ctrl+N, Ctrl+K y Ctrl+S dan negrita, cursiva y subrayado.

Creación de mensajes: el campo Para es para los destinatarios principales, CC (copia carbón) para quien debe estar informado y CCO (copia carbón oculta) para quien recibe copia sin que los demás lo vean. En el Outlook clásico el campo CCO se muestra desde Opciones > CCO y, una vez activado, aparece en todos los mensajes hasta que se desactiva. El formato predeterminado es HTML; también existen texto sin formato y texto enriquecido (RTF, que Outlook convierte a HTML al enviar fuera de la organización). En la pestaña Opciones se pueden pedir confirmaciones de entrega (el mensaje llegó al buzón) y de lectura (se abrió, aunque el destinatario puede negarse a enviarla), y retrasar la entrega con «No entregar antes del», de modo que el mensaje espera en la Bandeja de salida. Para cuentas de Internet el límite de tamaño es de 20 MB y para Exchange, de 10 MB por defecto; para archivos grandes, mejor compartir un vínculo de OneDrive.

Firmas: en el Outlook clásico se crean desde un mensaje nuevo, Mensaje > Firma > Firmas; cada cuenta puede tener su firma y se elige cuál se añade automáticamente a los mensajes nuevos y cuál a las respuestas y reenvíos. Esas firmas se guardan localmente en el equipo. Recuperar un mensaje enviado solo es posible si remitente y destinatario tienen cuentas profesionales o educativas de Microsoft 365 en la misma organización y el destinatario aún no lo ha abierto; se hace desde Elementos enviados, abriendo el mensaje con doble clic.

Reglas de mensaje: realizan automáticamente acciones sobre el correo que llega (moverlo a una carpeta, cambiar la importancia, marcarlo, eliminarlo…). Cada regla necesita como mínimo un nombre, una condición y una acción, y puede tener excepciones. En el Outlook clásico se crean con clic derecho en un mensaje > Reglas > Crear regla, o desde Archivo > Administrar reglas y alertas > Nueva regla (a partir de una plantilla o de una regla en blanco). Las reglas se aplican en el orden de la lista y la opción «Detener el procesamiento de más reglas» evita que se apliquen las siguientes. Se pueden ejecutar sobre mensajes ya recibidos con Ejecutar reglas ahora, desactivar temporalmente quitando la marca de su casilla, y algunas solo funcionan con Outlook abierto (reglas del lado del cliente).

Respuestas automáticas (fuera de la oficina): con cuentas de Microsoft 365 o Exchange se configuran en Archivo > Respuestas automáticas, con mensajes distintos dentro y fuera de la organización y, si se quiere, un intervalo de fechas; la respuesta se envía una vez a cada remitente. Las cuentas POP o IMAP (Gmail, Yahoo…) no tienen esta función y deben usar una regla con Outlook abierto. La libreta de direcciones (Ctrl+Mayús+B, o los botones Para, CC y CCO) reúne las listas de direcciones; con Exchange incluye la lista global de direcciones de la organización, y se pueden añadir directorios LDAP. Los grupos de contactos del Outlook clásico (llamados listas de contactos en el nuevo Outlook) permiten escribir a varias personas a la vez; borrar la lista no borra los contactos.

Claves para el examen

💡 Truco

Para CC y CCO piensa en una reunión: los de Para están sentados a la mesa, los de CC están de pie en la sala y todos los ven, y los de CCO miran tras un cristal espejo: ven todo, pero nadie sabe que están ahí (ni siquiera los demás CCO). Y con los adjuntos: «Responder devuelve, Reenviar reparte»: al responder no se devuelven los adjuntos al que te los mandó; al reenviar sí se reparten a los nuevos destinatarios.

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Fuentes

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